Segmenter selon l'état du projet
Cette segmentation évite la double erreur classique : traiter tout le monde pareil, ou ne traiter que les derniers arrivés.
- Actif : projet en cours, financement étudié, disponible pour visiter
- En construction : projet réel mais financement ou délai non calés
- En veille : projet différé, à recontacter périodiquement
- Clos : projet abouti ailleurs ou abandonné, à archiver proprement
Les données minimales à tenir à jour
Un portefeuille exploitable ne demande pas une fiche exhaustive, mais des champs structurés et comparables.
- Budget maximum et nature du financement
- Secteurs acceptés et secteurs exclus
- Typologie et nombre de chambres minimum
- Tolérance aux travaux
- Date du dernier échange et prochaine action prévue
Une routine hebdomadaire courte
Trente minutes par semaine suffisent généralement : vérifier les dossiers actifs sans échange récent, traiter les réponses en attente, requalifier les dossiers dont les critères n'ont rien donné depuis longtemps.
Nettoyer sans supprimer
Un dossier inactif n'a pas à disparaître : il doit sortir des dossiers actifs. Beaucoup de projets différés reviennent six à douze mois plus tard, et l'historique conservé fait gagner un temps considérable.
Mesurer ce qui compte
- Part des acquéreurs actifs ayant reçu au moins un bien ce mois-ci
- Délai moyen entre l'envoi d'un bien et la réaction du client
- Nombre de dossiers sans action prévue
Du portefeuille au chiffre d'affaires
Un portefeuille structuré ne sert pas seulement au suivi : il alimente la prospection, puisqu'il exprime une demande réelle et localisée, et il rend possible la détection automatique des correspondances dès qu'un bien entre sur le marché.
Questions fréquentes
Faut-il supprimer les acquéreurs inactifs ?
Non. Il faut les sortir du flux actif tout en conservant l'historique, dans le respect des durées de conservation applicables.
Combien de segments faut-il créer ?
Le moins possible. Quatre états suffisent dans la plupart des organisations ; au-delà, la segmentation n'est plus tenue à jour.
Par où commencer avec un portefeuille désordonné ?
Par les dossiers ayant eu un échange dans les trois derniers mois : ce sont eux qui peuvent produire une transaction à court terme.